Schritt 1: Gesellschaftsvertrag aufsetzen
Am Anfang steht der Gesellschaftsvertrag (Satzung): Name der GmbH, Unternehmensgegenstand, Sitz, Höhe des Stammkapitals und die Anteile der Gesellschafter. Für einfache Standardfälle mit maximal drei Gesellschaftern gibt es ein vereinfachtes Musterprotokoll – bei individuellen Regelungen (z.B. Wettbewerbsverbote, Nachfolgeregelungen) empfiehlt sich ein maßgeschneiderter Vertrag.
Schritt 2: Stammkapital bereitstellen
Das gesetzliche Mindeststammkapital einer GmbH beträgt 25.000 Euro, wovon bei der Gründung mindestens die Hälfte (12.500 Euro) eingezahlt sein muss. Wer mit weniger Kapital starten möchte, kann alternativ eine UG (haftungsbeschränkt) gründen – die "kleine Schwester" der GmbH mit einem Mindestkapital von nur 1 Euro, allerdings mit einer gesetzlichen Pflicht zur Rücklagenbildung.
Schritt 3: Notartermin und Beurkundung
Der Gesellschaftsvertrag muss notariell beurkundet werden. Beim Notartermin unterschreiben alle Gesellschafter, der Notar bestellt in der Regel gleich die Geschäftsführung mit und meldet die Gesellschaft anschließend zur Eintragung beim Handelsregister an.
Schritt 4: Eintragung ins Handelsregister
Erst mit der Eintragung ins Handelsregister entsteht die GmbH als eigenständige juristische Person mit voller Haftungsbeschränkung. Bis dahin besteht eine "GmbH in Gründung" (GmbH i.G.), bei der die Gründer noch persönlich haften können.
Schritt 5: Gewerbeanmeldung und Finanzamt
Nach der Eintragung folgen die Gewerbeanmeldung beim zuständigen Gewerbeamt und die steuerliche Erfassung beim Finanzamt (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, Vergabe der Steuernummer). Je nach Tätigkeit können weitere Anmeldungen nötig sein, etwa bei der Berufsgenossenschaft.
Schritt 6: Aufenthaltstitel für ausländische Gründer
Für Gründer aus Nicht-EU-Staaten kommt ein weiterer wichtiger Baustein hinzu: der passende Aufenthaltstitel für die selbstständige Tätigkeit (§ 21 AufenthG). Die Ausländerbehörde prüft dabei unter anderem das wirtschaftliche Interesse, die Finanzierung und die persönliche Eignung. Diesen Schritt sollte man parallel zur Gründung mitdenken, nicht erst danach.
Checkliste zum Abhaken
- Rechtsform gewählt (GmbH oder UG)
- Gesellschaftsvertrag / Musterprotokoll vorbereitet
- Stammkapital verfügbar
- Notartermin vereinbart
- Geschäftskonto zur Kapitaleinzahlung eröffnet
- Handelsregisteranmeldung erfolgt
- Gewerbeanmeldung + steuerliche Erfassung erledigt
- Aufenthaltstitel für selbstständige Tätigkeit geklärt (falls relevant)
Unser Rat
Die meisten Verzögerungen bei Unternehmensgründungen entstehen nicht beim Notar, sondern davor – durch unklare Gesellschafterstrukturen oder eine ungeklärte aufenthaltsrechtliche Situation. Wir begleiten den gesamten Prozess und sorgen dafür, dass Gesellschaftsrecht und Aufenthaltsrecht von Anfang an zusammenpassen.